El papel sigue siendo un soporte eficiente en determinados procesos logísticos, desde muelles y rutas hasta entornos con conectividad limitada, y convive con documentación que no siempre está disponible en formato digital.

Los escáneres profesionales RICOH fi Series permiten procesar lotes mixtos sin necesidad de separar previamente los documentos por tipo o formato, facilitando la captura en almacenes y muelles.

La Inteligencia Artificial está entrando progresivamente en la gestión empresarial, pero su capacidad para automatizar procesos depende de un elemento previo: disponer de datos fiables y accesibles. En logística, una parte de esa información continúa llegando a través de albaranes, facturas, pedidos, etiquetas, documentos de transporte o justificantes de entrega.

El papel, además, no es únicamente aquello que queda pendiente de digitalizar. En determinados procesos sigue siendo un soporte eficiente, especialmente en muelles, rutas, zonas con conectividad limitada o situaciones en las que no siempre es posible disponer de tecnología. A ello se suma una realidad documental muy heterogénea, con información que no siempre está disponible en formato digital, como determinados documentos vinculados a mercancías peligrosas o permisos de acceso.

En este contexto, PFU (EMEA) Limited, la división de escáneres de RICOH, sitúa la captura inteligente como uno de los primeros eslabones para avanzar hacia una logística preparada para aprovechar la IA. Su estrategia no pasa por eliminar el papel allí donde continúa resultando útil, sino por conseguir que la información que contiene pueda incorporarse a los procesos digitales cuando sea necesario.

Según los últimos datos disponibles del Instituto Nacional de Estadística (INE), correspondientes al primer trimestre de 2025, el 21,1 % de las empresas españolas de 10 o más empleados utiliza tecnologías de Inteligencia Artificial, frente al 12,4 % del año anterior. Además, el 63,6 % utiliza software ERP y el 44,3 % servicios cloud de pago. El avance de estas tecnologías aumenta, a su vez, la necesidad de disponer de información de calidad desde el origen. 

"Las organizaciones pueden incorporar inteligencia artificial a un número cada vez mayor de procesos, pero si la información que alimenta estos sistemas es incompleta o incorrecta, su potencial se verá limitado. En logística, donde conviven documentos físicos y digitales, el primer paso es capturar datos de calidad desde su origen para que puedan integrarse de forma fiable en los sistemas de la empresa", explica Jesús Cabañas, Regional Sales Manager de PFU (EMEA) Limited Iberia.

Del albarán al dato
La estrategia de PFU parte de una idea: digitalizar un documento no significa únicamente obtener una copia digital. El valor reside en conseguir que la información que contiene pueda ser reconocida, clasificada, extraída y utilizada posteriormente.

En un almacén, por ejemplo, un albarán recibido junto con una mercancía puede capturarse, procesarse mediante OCR, extraer sus datos y vincularse con la operación correspondiente. El mismo proceso puede aplicarse a pedidos, facturas, etiquetas, justificantes de entrega y otra documentación asociada al transporte. 

Pero no todos los documentos ni todos los datos requieren el mismo tratamiento. En determinados procesos, leer directamente en el punto de entrada un dato concreto, como el contenido de un código QR, permite incorporarlo inmediatamente al flujo de trabajo. Esto puede agilizar el proceso y evitar que determinada información tenga que esperar a fases posteriores de procesamiento.

Como parte de esta evolución, soluciones de software como PaperStream Capture Pro permiten la captura y el procesamiento inteligente de documentos, contribuyendo a mejorar la precisión y fiabilidad de la extracción de información, incluso en documentos de baja calidad. Al garantizar que los sistemas de inteligencia artificial reciban datos de calidad, la captura documental se convierte en un elemento fundamental de los procesos de IA de principio a fin, ayudando a las organizaciones a maximizar el retorno de su inversión sin necesidad de sustituir todos sus procesos existentes de una sola vez.

El punto de captura cobra, por tanto, especial importancia: cuanto antes se obtenga información fiable, antes puede incorporarse a los sistemas de gestión y utilizarse a lo largo de la cadena de suministro.

RICOH fi Series y PaperStream: simplificar la captura en el punto de operación
Los escáneres profesionales RICOH fi Series constituyen uno de los puntos de entrada de esta información y permiten abordar desde puestos de trabajo concretos hasta entornos que manejan grandes volúmenes documentales.

Ante la variedad de documentos que puede manejar un almacén o un muelle, RICOH fi Series permite procesar lotes mixtos sin necesidad de separar previamente la documentación por tipo o formato, simplificando el trabajo de los operadores y acercando la captura al lugar donde se genera o recibe la información.

A ellos se suma el ecosistema PaperStream, que permite optimizar las imágenes capturadas y aplicar procesos de reconocimiento, separación y clasificación documental, extracción de información y generación de metadatos para su posterior tratamiento. 

Captura, reconocimiento y automatización forman así parte de un mismo flujo para convertir la documentación en información disponible para los sistemas y procesos de la organización.

La IA empieza por la calidad del dato
Cuanto mayor es el uso de ERP, WMS, cloud, automatización, analítica o Inteligencia Artificial, mayor importancia adquiere la calidad de la información que alimenta estos sistemas. En logística, una parte de esos datos continúa teniendo su origen en documentos físicos o semiestructurados.

Por ello, PFU sitúa la captura documental en el primer eslabón de esa cadena. La compañía acumula más de seis décadas de experiencia en tecnología de escaneo y más de 15 millones de escáneres vendidos en todo el mundo, e incorpora tecnologías orientadas a mejorar la calidad y precisión de la información capturada.

"La IA no empieza en el algoritmo, sino en la información que ponemos a su disposición. En logística, papel y digital conviven. Nuestro papel es ayudar a que esa información pueda capturarse con calidad desde el origen, de forma sencilla para el usuario, e incorporarse a los procesos cuando se necesita", concluye Jesús Cabañas.